Bien tenir son assemblée générale

Depuis la loi 1901, les associations sont dans l’obligation, chaque année, de tenir au moins une fois leur assemblée générale (AG). C’est à cette occasion que se prennent les décisions relatives à la gestion courante de la structure. Petit tour d’horizon pratico pratique de l’organisation à respecter.

La nEccessaire distinction entre DEUX ASSEMBLEES GENERALES

Il en existe deux types  : 

• L’AGO (assemblée générale ordinaire) traite les sujets relatifs à la gestion de l’association au quotidien et statue le bilan annuel avec la présentation des rapports moral, d’activités et financier, l’approbation du budget prévisionnel, etc.
• L’AGE (assemblée générale extraordinaire) aborde les questions nécessitant la prise de résolutions décisives qui ont des conséquences sur la vie de l’association comme la modification des statuts, le changement de siège social, la dissolution de l’association, etc. Son organisation est prévue dans les statuts. 

Petit + : Une AGE peut-être organisée le même jour qu’une AGO cependant, les questions sont différentes et les horaires souvent décalées. 

Une organisation en trois temps forts

• La convocation 

En principe, et dans le silence des statuts, tous les membres de l'association participent à l’AG et sont destinataires de la convocation. Cependant, les statuts peuvent subordonner son accès au respect de conditions (ancienneté de l'adhésion, âge minimum, paiement d'une cotisation, etc.) ou le réserver à des catégories de membres.

Dans ce cas, seules les personnes remplissant les conditions statutaires sont appelées.

La convocation est préparée et envoyée par la personne ou l’organe désigné(e) par les statuts ou le règlement intérieur de l’association (président, secrétaire, bureau, etc.) En cas de silence des statuts, cette tâche revient au président. Egalement, certaines associations sont dotées d’un commissaire aux comptes (obligatoirement convoqué aux AG). Celui-ci ne vote pas mais peut faire entendre son point de vue pour des questions touchant à son domaine de compétences.

Le délai doit être suffisant pour laisser aux participants le temps de préparer la réunion, de prendre connaissance de l'ordre du jour et des documents transmis. Il est généralement compris entre 15 jours et un mois. Son non-respect peut entraîner l'annulation de l'assemblée.

Enfin, des irrégularités dans la convocation peuvent conduire à l'annulation de toutes les décisions prises au cours de l’AG. 

Petit + : Les éléments incontournables à notifier dans la convocation :

• l’identification de l’association
• la date de convocation, le lieu et l’heure de l’AG,
• l’ordre du jour (à respecter strictement), 
• l’identification de l’organe à l’initiative de l’AG et sa signatur

• La tenue de l’assemblée générale

- Le quorum[1]

Il désigne le nombre de membres présents exigés dans une assemblée délibérante pour que le vote soit valable. Il est réuni en comptabilisant les membres présents et représentés. Sa fixation est destinée à garantir la représentativité et l'autorité des assemblées en évitant que les décisions soient prises par une trop petite fraction de membres. Il est opportun de prévoir dans les statuts, lorsque le quorum n'est pas atteint, la réunion d'une seconde assemblée quelques jours plus tard qui statuera sur le même ordre du jour et avec un quorum plus faible (voire sans condition de quorum).

- Le mode de scrutin

Ce sont les statuts qui le définissent pour l’adoption des délibérations par l’AG : un vote à main levée ou un bulletin secret (généralement pour les élections). La majorité requise est indiquée dans les statuts (simple, absolue, etc.).

• Les suites de l’assemblée générale

- La rédaction du procès-verbal 

Rédigé par le secrétaire de séance et signé par ce dernier ainsi que par le président, il est une obligation statutaire. Il est fortement recommandé de l’écrire pour prouver la teneur des résolutions votées et permettre ainsi leur exécution. Il peut être transmis à tous les membres de l’association (si les statuts le prévoient) ou mis à disposition de l’association.

- Communication 

Un envoi à la préfecture du procès-verbal est requise pour rendre opposable aux tiers certaines délibérations de l'assemblée dont il fait état :

• modifications des statuts,
• changements de nom et de siège, et au sein des organes d'administration et de direction

​COVID-19 et organisation de l’AG 

En raison de la crise sanitaire, les règles classiques d’organisation de l’AG ont fait l’objet de de dispositions dérogatoires et ce, par le décret du 9 mars 2021 qui fait courir les dispositions de l’ordonnance du 25 mars 2020 jusqu’au 31 juillet prochain. Ainsi, il est possible de réaliser son AG à distance : par visioconférence ou par consultation écrite des membres dans le cas où l’organisation de l’AG en présentiel est interdite ou rendue compliquée en vertu des règles sanitaires à appliquer. 

[1] Nombre minimum de membres présents pour qu'une assemblée puisse valablement délibérer.

Pour découvrir l’article mis en forme sur le dernier numéro Les Jeunes sorti le 23 juillet dernier, rendez-vous sur la page dédiée.

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