L’histoire d’un pays est essentiellement constituée par l’assemblage de toutes les pratiques qui se sont déroulées dans les structures que sont les associations, clubs sportifs ou culturels, entreprises, etc. Pour en retrouver la trace, il est nécessaire que soient conservés tous les témoignages écrits, parlés ou imagés. Au fil du temps, déterminer ce qui est de l’ordre des affaires courantes de ce qui ne l’est plus constitue le travail d’archivage. Tout ce qui n’est plus utile dans le quotidien constitue des archives.
Mais qu’est ce qu’une archive ? Par ce mot il est possible de distinguer trois catégories. Les archives dites officielles représentent toutes les déclarations de constitution, les registres des délibérations, documents comptables, déclarations de dissolution. Il y a les souvenirs enregistrés qui peuvent être écrits, sonores ou visuels, ce sont les courriers, films, photos et vidéos. Dernière catégorie, les souvenirs volatiles, vécus par les personnes et qui disparaîtront avec elles. Sachant cela, il est nécessaire pour les structures de trouver parmi les adhérents ou leurs proches, une personne intéressée par le passé de l’association. Elle pourra ainsi assurer la collecte des données et travailler à reconstruire cette histoire. Cette recherche peut servir de support à la commémoration des anniversaires de la naissance du club. L’invitation des grands témoins, l’exposition ou l’affichage de cette histoire peuvent être un outil de rencontre et de cohésion entre les différentes générations.
La connaissance de l’histoire d’une association permet d’assurer la transmission d’une culture commune et singulière à une structure. Elle développe le sentiment d’avoir à partager une tradition, un héritage, des symboles. C’est un véritable ciment de la vie associative. Elle est une occasion de valoriser le patrimoine de l’association, son action dans la durée et enfin son utilité.
Une meilleure connaissance de son histoire peut aussi aider l’association à surmonter les mutations que la société impose. Les archives peuvent enfin être utiles à des chercheurs qui, selon leur objet de recherche rendront compte dans leurs travaux de la place et du rôle de l’association dans la vie locale par exemple. Des historiens et des étudiants peuvent aussi être intéressés par les archives pour leurs écrits ou leurs thèses.
Si les organismes fortement structurés (gouvernement, ministères, collectivités territoriales, grandes entreprises) disposent de moyens matériels et humains pour réaliser les archivages il n’en va pas de même pour beaucoup de petites entités qui ne disposent ni de locaux spécifiques ni de personnel permanent. Souvent quelques documents jugés importants sont conservés chez le président ou le secrétaire au risque de disparaître un jour de “grand ménage” ou lors de la dissolution de l’association.
Comment s'y prendre ?
Chaque document doit être à une place précise. Il est important de hiérarchiser le classement selon trois niveaux différents. Garder au secrétariat, dans un bureau seulement les documents en cours d’utilisation. Une pièce ou un rangement spécifique sera réservé aux documents de référence. Enfin, un endroit plus éloigné, dédié aux archives. Il est possible de faire une demande aux archives municipales ou départementales sur la démarche et les conditions pour verser votre fond sous forme de don ou de dépôt. Il sera protégé, classé et consultable.
Un responsable sera chargé de mettre en place un référencement selon la nature des documents. Cette nomenclature peut être suivie d’une numérotation ou d’un système de datation. Une fois codifiées, les boites devront être stockées dans de bonnes conditions de température et d’humidité. Conserver ses documents présente des avantages, notamment au niveau du confort de lecture et pour les documents de grandes dimensions. Cependant, il faut penser à l’éventualité de numériser systématiquement tout ou partie des supports papiers. Conserver sur informatique permet une recherche facilitée par mots clés et référence. Les données doivent être sauvegardées sur des supports durables et sécurisés. Il faut anticiper face aux nouvelles technologies et aux difficultés de conserver la mémoire virtuelle. L’outil informatique et la communication par internet amènent à la vigilance ; il faut penser à s’outiller pour garder les traces de notre patrimoine. Ainsi, au même titre que le courrier manuscrit puis dactylographié, il est nécessaire de classer et de sauvegarder la correspondance par mail (courrier électronique) et autres documents utiles à la vie associative. Un dernier petit conseil, il est préférable d’archiver régulièrement plutôt que de laisser s’entasser les documents. Trier au fur et à mesure ne rendra la tâche que plus facile.
Tous les documents sont à disposition dans la webothèque.
