Depuis que la Covid-19 est entrée dans notre quotidien, les réunions traditionnelles ont changé de fréquence et celles en visio sont devenues la norme. Quelles sont les techniques d’animation qui permettent de dynamiser tous les types de réunions, que ce soit dans une association ou au niveau fédéral ?
Les changements organisationnels dus à la crise ont accéléré le développement de nouvelles pratiques. Dans le milieu de l’entreprise mais aussi associatif et fédéral, les réunions sont moins fréquentes et de plus en plus animées par des supports innovants qui favorisent la participation et la co-construction. Roland Bazin, qui est consultant formateur depuis plus de 30 ans, est bien connu de la fédération. Il est en effet à l’origine des formations de formateurs qui sont pratiquées depuis 2011 et est notamment intervenu plusieurs fois aux Assises de printemps ou dans les séminaires des formateurs sur des thèmes comme le renouvellement des bénévoles ou le stress des formateurs. Il nous en dit plus sur les grands fondamentaux de l’animation de réunion, comme tout ce qui est dimension spatiale et attitudes corporelles : Symboliquement, l’animateur doit se mettre au même niveau que les autres et cela dans tout type de réunions. Il est donc nécessaire de bannir les estrades et les pupitres. Si on veut que les gens participent il ne faut pas leur parler d’une position haute de puissant. Il faut au contraire occuper l’espace et se rapprocher des autres, risquer d’ouvrir les bras face à son public et être souriant, explique-t-il.
L’une des techniques d’animation qu’il aime utiliser est la boussole du langage, une technique qui permet de communiquer mieux avec les autres et éviter les malentendus… et donc le temps perdu : C’est un outil issu de la programmation neuro-linguistique, une approche de la communication développée dans les années 1970. Nos conversations sont souvent polluées par les jugements, les généralisations et les suppositions. Or, c’est très important de bien se faire comprendre, d’éviter les incompréhensions. C’est aussi une technique qui permet de rendre les échanges plus constructifs. Ramener le discours aux faits réels permet de fournir à votre interlocuteur l’occasion de préciser et clarifier son propos, détaille Roland Bazin.
Dans les coulisses d’une association
L’association La Semeuse, structure affiliée à la fédération dont les missions s’exercent dans les domaines éducatifs et sociaux, nous en dit plus sur les techniques d’animation innovantes qu’elle applique dans ses réunions, des comités de directeur aux assemblées générales, pour mieux impliquer les bénévoles et renforcer ainsi la vie associative et le travail associé.
Depuis quelques années, La Semeuse expérimente au sein de ses instances les méthodes d’intelligence collective et une démarche de Faire ensemble, comme mode d’action collective pour relever notamment les défis de l’Agenda 2030, c’est l’un des principes qui a présidé à la refondation de ses statuts puis l’élaboration son projet associatif intitulé La Fabrique du bien vivre-ensemble. Son équipe part en effet du constat qu’il est de plus en plus difficile de mobiliser les administrateurs membres actifs de participer à des comités directeurs, des réunions de sections, etc. : Le bénévolat a beaucoup évolué, le bénévolat sacrificiel n’existe presque plus, aujourd’hui on est plus dans du bénévolat de projets, les personnes intéressées viennent pour des actions précises limitées dans le temps. On essaie aussi de donner aux jeunes l’envie de s’investir, de se mobiliser, de prendre des responsabilités, explique Christophe Tassano, directeur général de La Semeuse, qui a également constaté au fil des années qu’en règle générale les nouvelles formes d’associativités sont beaucoup plus horizontales, et les modes de décision moins descendantes. Il précise à ce sujet que : « se développe aujourd’hui de nouvelles façons d’agir collectivement, (collectifs d’habitants, sociétés coopératives, actions de levées de fonds sur Twitch, Z Event : stream caritatif …) vers lesquelles se tournent en nombre ceux qui délaissent le modèle associatif qu’ils jugent trop archaïque, normé ou pyramidal.
L’association niçoise a entamé un travail depuis 6 ans pour mettre en place de nouvelles techniques plus dynamiques et collaboratives qui associent les dirigeants, les bénévoles et les professionnels sur un pied d’égalité, une façon selon Christophe Tassano de renforcer notre démocratie interne avec l’objectif de casser un peu les codes et d’instaurer un cadre d’échanges qui soit plus libre, plus vivant qui renforce la capacité d’innovation sociale et l’agilité de La Semeuse. Depuis plusieurs années, l’association anime des réunions de comité directeur mais aussi des assemblées générales et des comités de section en s’appuyant notamment sur des outils numériques de la Civic Tech – pour « civic technology » – désigne toute technologie visant à accroître le pouvoir du citoyen : Ce sont des outils qui permettent de favoriser la participation et de travailler ensemble à des leviers d’action mais de manière assez ludique, ajoute le directeur général de La Semeuse.
Parmi les outils numériques de co-construction et de participation citoyenne augmentée, l’association utilise régulièrement un tableau blanc virtuel comme celui de Klaxoon : un outil grâce auquel chacun peut rédiger son post-it individuellement et faire des métas plans ou murs écrits, de manière très participative et dynamique. C’est ensuite le facilitateur ou l’animateur qui les positionne en les classant sur le tableau virtuel. La Semeuse utilise a notamment utilisé Klaxoon pour faire un retour d’expérience de l’ensemble des membres de l’association après la Covid-19 : On voulait faire en sorte que les bénévoles, les dirigeants, les salariés expriment leur vécu post-confinement.
Cela a joué le rôle de « purge » en permettant de revenir sur le vécu et le partager, puis de tirer collectivement les premiers enseignements de cette crise encore en cours pour capitaliser nos bonnes pratiques et au final, s’offrir une opportunité de changer, s’améliorer. On n’aurait jamais pu avoir toutes ces confidences si on avait pas eu ce support d’animation qui a permis aux gens de s’exprimer mais aussi de faire des propositions intéressantes pour l’avenir, en cas de nouvelle crise.
C’est également un outil que l’association avait préalablement utilisé avec succès pour repenser son projet associatif La Fabrique des possibles et grâce auquel tout le monde avait pu s’exprimer individuellement.
Pour animer ses réunions de façon dynamique, la structure utilise beaucoup les générateurs de nuages de mots en direct et sondages. Cet outil, l’association l’a notamment utilisé pour mettre en place sa démarche de développement durable : En début de réunion, on a demandé aux participants de définir la notion de développement durable en un mot. Avec l’outil de générateur de nuages de mots, les mots se matérialisent directement à l’écran. C’est dynamique et assez rapide, et cela permet d’avoir les réponses de tout le monde. Des outils qui permettent à la démocratie interne de l’association de continuer de vivre.
Pour découvrir la suite de ce dossier issu du n°2579 de la revue Les Jeunes, c'est par ici !
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