PASSATION DE POUVOIRS DES DIRIGEANTS

En cette année élective et de passation de pouvoirs dans de nombreuses associations, la responsabilité des dirigeants est plus que jamais sollicitée. En effet, outre sa responsabilité morale, tout administrateur, en cas de fautes personnelles, de négligences graves ou de délits commis dans la gestion de son association, court le risque de sanctions civiles, pénales et même fiscales. 

Des actes sont donc importants à réaliser dès que l'on devient membres élus d'une association : commencer par bien lire les statuts de son association et le règlement intérieur s'il existe.

Après toute Assemblée Générale ayant modifiée ou complétée la composition du Conseil d'Administration, en faire la déclaration modificative. Cette formalité doit être effectuée dans le délai impératif de 3 mois. De plus, les changements ne sont opposables aux tiers qu'à partir du moment où ils ont été déclarés. Conserver précieusement le récépissé. Vérifier auprès du Bureau des associations compétent que les modifications statutaires successives ont bien été signalées sinon les déclarer. Enfin bien lire toutes les polices d'assurances souscrites au nom de l'association pour éviter toute mauvaise surprise en cas d'accident. En effet, s'il y a bien un domaine où la responsabilité de l'association peut être engagée, c'est bien celui-là.

Enfin, les nouveaux dirigeants doivent se faire remettre par les administrateurs non réélus tous les documents ci-dessous :

• Le registre spécial coté et paraphé qui été obligatoirement tenu jusqu'au 24 juillet 2015.
• Tous les récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux lors de chaque dépôt.
• Le registe des procés-verbaux des délibérations du Conseil d'Administration et éventuellement du Bureau.
• Le registre des procès-verbaux des délibérations de l'Assemblée Générale.
• Le fichier des adhérents contenant les renseignements d'état-civil sur chacun des membres et permettant généralement de suivre le paiement des cotisations individuelles année par année.
• Les livres et documents comptables (livre de caisse, de banque, d'achats.........) ainsi que les pièces justificatives correspondantes de l'année en cours et d'au moins les 6 années. précédentes (factures, extrait de banques, souches des carnets de chèques..............).
• Les différents contrats en cours de validité (contrats d'assurance, de prêts, de location, de maintenances................).
• Les actes de propriété pour les biens immobiliers possédés ainsi que les baux éventuels.
• Tout le matériel appartenant en propre à l'association : équipements, matériel d'entraînement, audiovisuel, coupes, informatique, clefs et cadenas, stocks d'imprimés, outillages divers, mobilier de bureau...................
• Et en règle générale, toutes les pièces, documents et autres archives nécessaires à l'administration de l'association, correspondances, courriers en instance, carnets de chèques, tampons, stock de papier en-tête, codes d'accès aux différents sites internet..................
• Les factures des fournisseurs dans les associations qui réalisent des opérations commerciales ou économiques.
• Le livre de paie, le registre du personnel, les doubles des bulletins de salaire, les doubles des bordereaux de cotisations, les DSN, DASU, les dossiers du personnel, le registre d'inspection du travail, le DUERP, les bordereaux de taxes sur les salaires, formation continue...........
• La copie de toutes les déclarations fiscales si l'association est imposée à la TVA et/ou à l'impôt sur les société.

Logiquement, l'ensemble de ces documents devraient se trouver au siège social de l'association en permanence mais dans la pratique c'est rarement le cas.

Au moment de la "passation des pouvoirs", l'équipe sortante est tenue de remettre tous ces documents à la nouvelle équipe car ils sont la propriété de l'association elle-même. Il est conseillé d'établir un "état des lieux des pièces transmises" à conserver précieusement et qui sera signé entre l'ancien et le nouveau Président pour éviter tout litige ultérieur.

Vériifier que les soldes bancaires qui figurent dans la comptabilité correspondent bien à la réalité et que toutes les opérations financières en cours sont régulières. En cas de doute ou d'erreurs volontaires ou involontaires constatées, émettre toute réserve qui doivent être portées à la connaissance des autres membres de l'association. En cas de changement de la ou des personnes appelées à faire fonctionner les comptes bancaires, penser à le signaler rapidement aux établissements financiers en question afin d'éviter toute interruption.

Si les dirigeants démissionnaires ou révoqués tardent exagérément à remettre à leurs successeurs les documents fondamentaux indispensables au bon bon fonctionnement de l’association, nous conseillons d'envoyer cet exemple de courrier en lettre recommandé avec accusé de réeption à adapter selon vos besoins :

Monsieur/Madame

Lors de l’assemblée générale de l’association..........qui s’est tenue le …., vous avez présenté votre démission (ou “avez été démis de vos fonctions” ou encore “votre mandat a pris fin).

Il apparaît que vous restez en possession de certains documents indispensables au bon fonctionnement de notre association : (précisez lesquels : chéquiers, livres de comptes, registre des adhérents, registre obligatoire, etc).

Il ne vous a pas échappé que vous n’avez plus qualité pour conserver ces documents et que leur conservation, créant un trouble illicite et un préjudice pour le bon fonctionnement de notre association, engage votre responsabilité.

Dans une décision du 2 mai 2007, la Cour d’Appel de Paris, statuant sur une situation similaire, a condamné les anciens dirigeants à restituer les documents en leur possession, assortissant cette condamnation d’une astreinte de 100 € par jour.

Convaincu qu’il s’agit d’un oubli de votre part, nous ne voudrions pas être dans l’obligation de saisir le juge des référés pour rétablir notre association dans ses droits.

Comptant sur votre diligence dans cette affaire, nous vous remercions de bien vouloir vous rendre le …. au siège de notre association pour restituer les documents manquants en présence du soussigné. Il vous sera à cette occasion donné reçu des documents restitués.

Cordialement

le Président