L’organisation de l’assemblée générale
De nombreuses ordonnances ont été prises en urgence par le Gouvernement pour faire face à l’épidémie de Covid-19 et notamment l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, prolongée jusqu’au 30 novembre 2020 par le décret n°2020-925 du 29 juillet 2020 prorogeant la durée d’application de l’ordonnance portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales de droit privé.
C’est cette dernière qui traite des assemblées générales (AG) des associations.
Ces mesures offrent une alternative pratique et sécurisée aux règles statutaires organisant le fonctionnement des associations.
Le contenu de l’ordonnance
Ainsi l’ordonnance initiale indique les règles suivantes :
- Concernant les modalités de convocation à l’AG, les membres et toutes personnes ayant le droit d’assister à la réunion peuvent être convoqués à l’AG par tout moyen. La date doit être communiquée ainsi que l’heure et les conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits (participation aux débats, vote etc.),
- Pour une meilleure traçabilité mais également pour une question de preuve, la convocation par mail en activant l’accusé de réception peut être privilégiée (à condition d’avoir récupérer au préalable l’ensemble des adresses mails nécessaires),
- L’ordonnance dispose que par principe, sur décision de l’instance d’administration ou de direction (= conseil d’administration, directoire, etc.) ou du représentant légal agissant sur délégation de cet organe, les assemblées des associations peuvent se tenir sans que les membres de ces assemblées et les autres personnes ayant le droit d’y assister (salariés par exemple), ne participent physiquement à la séance.
Dès lors sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire, les membres de ces assemblées peuvent se réunir par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ils peuvent aussi être réunis de la même manière même si les statuts ou le règlement intérieur ont interdit cette possibilité.
Ces moyens doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. La mesure s’applique à toutes les délibérations même celles portant sur les comptes annuels.
Les associations ne pourront pas faire d’assemblée générale par une simple consultation écrite des membres (ex : par messages électroniques)
Ainsi, sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres de l’Assemblée qui participent à la conférence téléphonique ou audiovisuelle.
En pratique, plusieurs outils permettent l’organisation de réunions à distance gratuitement, en conférence téléphonique (OVH), ou en visioconférence (Skype, Zoom, etc.). Il est recommandé de recourir plutôt à un outil de visioconférence (même si certains membres n’ont pas de webcam et ne se connectent qu’avec le son), car cela facilite l’identification des membres connectés (la tenue d’une feuille de présence reste impérative).
Concernant les assemblées générales électives, il convient de préciser :
- Lors d’une visioconférence, si dans les statuts, il est indiqué que le vote de personne est à main levée, celui-ci ne pourra avoir lieu qu’à main levée. Si un membre venait à demander un vote à bulletin secret (sous réserve que les statuts le permettent), le vote devrait être reporté à la prochaine réunion physique de l’Assemblée (sauf à mettre en place un dispositif de vote électronique remplissant les conditions de traçabilité et de confidentialité nécessaires).
- Si les statuts ne prévoient pas le vote de personne à main levée mais à bulletin secret, alors un dispositif de vote électronique remplissant les conditions de traçabilité et de confidentialité nécessaires devra être mis en place.
Enfin, le procès-verbal de l’Assemblée générale devra mentionner le fait que celle-ci est organisée en application des dérogations prévues par l’ordonnance n°2020-321, et le cas échéant la nature de la mesure administrative (ex : décision de la mairie) interdisant les rassemblements collectifs.
Liens utiles :
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