Affichages obligatoires

Affichages obligatoires

Quelle que soit la taille de l’entreprise, tout employeur est légalement tenu d’afficher de manière visible certaines informations dans les parties communes des lieux de travail.

Affichage obligatoire en entreprise : rappel des règles

Les documents faisant partie de l’affichage obligatoire en entreprise permettent aux salariés de prendre connaissances des règles qui sont applicables au travail. Certains documents sont à afficher dans toutes les entreprises, d’autres concernent que les TPE/PME ou les entreprises d’un certain secteur d’activité. Le non-respect de cette obligation peut attirer une amende pouvant atteindre 10 000 € (30 000 € en cas de récidive) et 1 an d’emprisonnement pour absence d’affichage.

Les règles en matière d’affichage dans l’entreprise ont été simplifiées suite aux décrets n°2016-1417 et n°2016-1418 du 20 octobre 2016. En gros, les entreprises n’ont plus l’obligation d’afficher certaines informations sur le lieu de travail, si elles sont disponibles sur d’autres supports.

Ces informations peuvent être envoyés par mail, publiés sur l’intranet de l’entreprise ou remises en main propre contre décharge. L’affichage obligatoire est ainsi remplacé par une information par « tout moyen ».

De plus, l’obligation d’envoyer certains documents à l’inspection du travail est également assouplie depuis l’entrée en vigueur des décrets sus-mentionnés. C’est le cas entre autres pour l’avis du comité d’entreprise / comité social et économique sur la mise en place d’horaires à temps partiel. Ces informations ne seront transmises que sur demande de l’administration.

Affichage obligatoire et information des salariés à distance

Il est légitime de s’interroger sur les informations devant être obligatoirement affichées vis-à-vis des salariés en télétravail, surtout en période de généralisation de ce dernier. Est-il possible de remplacer l’affichage obligatoire ou bien de le dériver sous une autre forme d’information ?

Dans l’état actuel des textes, les affichages obligatoires doivent toujours être présents et à jour dans l’entreprise. Cependant, rien n’empêche l’employeur de procéder à une « double information » : c’est même recommandé pour informer les salariés en télétravail. Pour cela, les options les plus simples et souvent les plus efficaces sont :

  • Utiliser l’intranet de l’entreprise en y ajoutant les différents documents obligatoires ;
  • A défaut, ou en supplément, procéder à l’envoi de mails récapitulatifs ou de mise à jour.

Informations relatives au harcèlement sexuel

Suite à la loi Avenir professionnel, à compter du 1er janvier 2019, l’obligation d’information des salariés porte aussi sur les actions contentieuses civiles et pénales ouvertes en matière de harcèlement sexuel et sur les services compétents en matière. Conformément au décret 2019-15 du 8 janvier 2019, JO du 9, l’employeur doit informer ses salariés des coordonnées :

  • Du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l’établissement;
  • De l’inspection du travail compétente, en indiquant le nom de l’inspecteur compétent;
  • Du Défenseur des droits;
  • Du référent harcèlement sexuel RH désigné dans les entreprises d’au moins 250 salariés;
  • Du référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel désigné par le CSE.

Ces informations doivent être délivrées par tout moyen (ex: affichage, intranet, courriel). Les entreprises doivent donc mettre à jour et compéter l’information délivrée à leurs salariés. De plus, à part les salariés, sont aussi concernées les personnes en formation, les stagiaires, les candidats à une embauche, à un stage ou à une formation.

La loi Santé au travail rapproche la définition du harcèlement sexuel contenue dans le code pénal de celle présente dans le Code du travail. Depuis le 31 mars 2022, cette dernière intègre les propos et comportements à connotation sexiste. Jusqu’à présent, le sexisme était considéré comme un comportement discriminatoire, mais réprimé en tant que harcèlement moral. La loi du 2 août 2021 regroupe ces deux notions au sein du Code du Travail.

Affichage obligatoire : liste des documents pour 2023

Pour tous les employeurs

  • Inspection du travail : Nom et prénom de l’inspecteur, adresse et numéro de téléphone de l’inspection du travail compétente - Article D4711-1 du Code du travail
  • Médecine du travail : Adresse et numéro de téléphone du médecin ou du service de santé au travail compétent - Article D4711-1 du Code du travail
  • Convention ou accord collectif de travail : Mention du lieu et des modalités de consultation des textes - Article R2262-3 du Code du travail
  • Horaires de travail et repos hebdomadaire : Horaires de début et de fin de journée de travail - Durée du repos - Articles L3171-1, D3171-2 à D3171-3, R3172-1 à R3172-9 du Code du travail
  • Interdiction de fumer et de vapoter : Signalisation apparente rappelant le principe de l’interdiction de fumer. 
  • S’il existe des locaux destinés aux fumeurs : afficher à l’entrée de ces locaux un avertissement sanitaire et rappeler l’interdiction pour les mineurs d’y accéder.
  • Afficher l’interdiction d’utiliser la cigarette électronique - Article R3511-6 et R. 3513-3 du Code de la santé publique.
  • Services de secours d’urgence : Adresse et numéro d’appel des services de secours d’urgence (pompiers, SAMU, police …) - Article D4711-1 du Code du travail
  • Consignes de sécurité et d’incendie : Consignes incendie selon la norme NF EN ISO 7010 
  • Noms des responsables du matériel de secours et des personnes chargées d’organiser l’évacuation en cas d’incendie - Articles R4227-34 à R4227-38 du Code du travail
  • Document unique d’évaluation des risques professionnels : Modalités d’accès et de consultation de l’inventaire des risques, qui contient les résultats de l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs (avec une mise à jour annuelle obligatoire du document unique) - Articles R4121-1 à R4121-4 du Code du travail

En supplément pour les employeurs de plus de 11 salariés

  • Élection des représentants du personnel : Affichage relatif à l’élection des délégués du CSE - Articles L2311-1 à L2312-5 du Code du travail

En supplément pour les employeurs de plus de 20 salariés

  • Règlement intérieur
  • Les règles en matières :
    • d’hygiène et de sécurité
    • de discipline
    • de sanctions
    • des droits de la défense et de prévention du harcèlement sexuel ou moral
    • Article L1321-4 du Code du travail

En supplément pour les employeurs de plus de 50 salariés

  • CSE : Liste nominative des membres du CSE et de leur emplacement de travail habituel - Article R4613-8 du Code du travail
  • Élection des représentants du personnel : Affichage de la procédure relative à l’élection des membres du comité social et économique - Articles L2321-1 à L2322-4 du Code du travail
  • Participation : Information sur l’existence d’un accord de participation et de son contenu - Article D3323-12 du Code du travail

Ces documents ne doivent pas obligatoirement être « affichés » dans l’entreprise, mais doivent être portés à la connaissance des salariés « par tout moyen ». L’obligation d’affichage, en tant que telle, a été supprimée par l’ordonnance n°2014-699 du 26 juin 2014. L’employeur a donc le choix : procéder à un affichage, ou diffuser l’information sur l’intranet de l’entreprise par exemple.

Modification de l’article 225-1 du Code Pénal

La loi Waserman du 21 mars 2022 sur les lanceurs d’alerte apporte une modification à la liste des motifs de discrimination interdits dans le Code du Travail et le Code pénal pour y intégrer les lanceurs d’alerte. Cette modification s’applique depuis le 1er septembre 2022.

Depuis cette date, il est interdit de prendre une mesure discriminatoire à l’encontre de salarié en raison :

  • De sa qualité de lanceur d’alerte ;
  • De sa nature de facilitateur de lanceur d’alerte ;
  • De son lien avec un lanceur d’alerte.

L'affichage doit être mis à jour avec ce nouveau point.