Conservation des documents

CONSERVATION DES DOCUMENTS

Une association doit conserver certains documents afin de prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation sont variables et dépendent des différents délais de prescription légaux ou autres. Bien entendu, les documents doivent être gardés en la forme originale (photocopies à proscrire). La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif.

Durant toute l'existence de l'association et 5 ans après sa dissolution

  • Registre spécial côté et paraphé dont la tenue n'est plus obligatoire depuis 2015
  • Registre des délibérations des Assemblées Générales
  • Registre des délibérations du Conseil d'Administration
  • Titres de propriété et actes de ventes
  • Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
  • Récépissé de la déclaration
  • Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
  • Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
  • Statuts modifiés par ordre chronologique
  • Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.
  • Projet associatif par ordre chronologique

Les informations relatives aux membres (nom, prénoms, adresse, etc.) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation, sauf accord exprès de leur part (liste des adhérhents, bulletins d'adhésion...........)

Au moins 30 ans

  • Convocations aux Assemblées Générales
  • Feuilles d'émargement, pouvoirs
  • Bilans d'activités
  • Rapports du commissaire aux comptes
  • Demande, convention et pièces justificatives des subventions

Au moins 10 ans

  • Comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives (factures, documents bancaires, quittances de loyers, déclarations fiscales, taxes, ...........)
  • Bordereaux de retraites complémentaires
  • DADS2 : Déclaration des honoraires, droits d'auteur et commissions

Au moins 6 ans

  • Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux
  • Doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt
  • Doubles des bulletins de salaire (double papier ou sous forme électronique)
  • ​Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...
  • Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

  • Document relatif aux charges sociales après l'année d'établissement

Durée du contrat + 5 ans

  • Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer, convention de mise à disposition d’un local communal
  • Contrats commerciaux 

Au moins 5 ans

  • Registre unique du personnel à compter de la date de départ du salarié

Durée du contrat + 2 ans ou délai de prescription

  • Contrat d'assurances

1 an

  • Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

Pas d'obligation légale

  • Correspondances
  • Dossiers de presse
  • Publications
  • Dossiers de projets

Archivage des documents de la FSCF et de ses clubs

Bien entendu, rien n'interdit à l'association de conserver tous ces documents au-delà des prescriptions ci-dessus. Cela est même fortement conseillé. Le délai de conservation part à compter de la date de la dernière opération ou inscription mentionnée sur les livres et registres ou de la date à laquelle les autres pièces comptables ou factures ont été établies. Il faut donc bien veiller à ce que les archives ne disparaissent pas.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique sachant que :

  • Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée,
  • les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale