Développement des compétences

L’entretien professionnel fait partie des outils de base de la gestion des ressources humaines et, plus particulièrement, de la gestion des carrières, de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et de la politique de formation professionnelle. La loi portant réforme de la formation professionnelle a modifié le contenu de cet entretien et ces modifications sont entrées en vigueur le 1er janvier 2019.

L’objectif d’un entretien professionnel est d’élaborer le projet professionnel du salarié. Il est donc consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié (notamment en termes de qualifications et d’emploi) et aux actions à mettre en œuvre pour maintenir son employabilité (Code du travail, art. L. 6315-1).

Prévu par la loi sur la formation professionnelle du 5 mars 2014 et modifié par la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018, il se substitue notamment à l’ancien entretien professionnel prévu par l’Accord national interprofessionnel du 5 décembre 2003. Cet ancien dispositif n’était pas applicable à l’ensemble des entreprises mais seulement à celles relevant de certaines branches professionnelles.

L’entretien professionnel n’est pas un entretien annuel d’évaluation. Dans un entretien professionnel, le salarié et son interlocuteur abordent le projet professionnel du salarié, son désir d’évolution professionnel au sein de l’entreprise (mobilité interne) et les besoins de formation nécessaires pour réussir à évoluer. L’objectif d’un entretien annuel est de fixer des objectifs au salarié et d’évaluer ses compétences.

Le comité social et économique (CSE) doit être consulté sur la mise en place des entretiens professionnels au titre de ses attributions générales. L’employeur doit aussi mettre à la disposition du CSE les informations relatives aux entretiens professionnels (plus précisément le nombre de salariés bénéficiaires d’un entretien professionnel), en vue de sa consultation sur la politique sociale de l’entreprise.

Entretien professionnel obligatoire pour l’employeur

Chaque salarié titulaire d’un contrat de travail (CDI, CDD, contrat de travail à temps plein ou à temps partiel) doit bénéficier :

• tous les 2 ans, d’un entretien professionnel avec son employeur, pour aborder son projet professionnel, ses souhaits de mobilité interne et, le cas échéant, ses besoins de formation.
• tous les 6 ans, d’un entretien faisant un état des lieux récapitulatifs du parcours professionnel du salarié et donnant lieu à la rédaction d’un document (dont une copie à remettre au salarié).

C’est une obligation pour toutes les entreprises quel que soit leur effectif.

Depuis le 1er janvier 2019, l’employeur doit donner au salarié de nouvelles informations lors de l'entretien, à savoir :

• l’activation sur son compte personnel de formation (CPF),
• les abondements que l’entreprise est susceptible de financer,
• le conseil en évolution professionnelle (dispositif d’accompagnement gratuit susceptible de favoriser l’évolution et la sécurisation de son parcours professionnel).

A noter que, désormais, un accord de branche ou d’entreprise peut définir un cadre, des objectifs et des critères collectifs d’abondement de l’employeur du CPF. A noter également que, pour apprécier le respect de l’obligation d’entretiens périodiques, une période transitoire est instaurée jusqu’au 31 décembre 2020. 

A défaut, l’entreprise d'au moins 50 salariés doit abonder le CPF du salarié à titre correctif. Depuis le 1er janvier 2019, la pénalité due à ce titre est plafonnée, par salarié, à 6 fois le montant annuel de l’alimentation du CPF (3 000 €). Il n’y a pas de différence entre les salariés à temps plein et les salariés à temps partiel. L’employeur doit adresser à son OPCO la liste des salariés concernées et les données permettant leur identification et l’abondement attribué à chacun d’eux.

Attention ! Les salariés nouvellement embauchés doivent, dès leur embauche, être informés individuellement qu’ils bénéficieront d’un entretien professionnel.

Exemple de mention à intégrer dans le contrat de travail  : « En application de  l’article L. 6315-1 du code du Travail issu de la loi du 5 mars 2014, nous vous informons que vous bénéficierez tous les deux ans minimum d’un entretien professionnel ».   

Entretien professionnel facultatif pour le salarié

Si l’employeur est tenu de le faire passer à chaque salarié, l’entretien professionnel n’est qu’un droit pour le salarié, une simple faculté. Il peut donc refuser de le passer. Dans ce cas de figure, il est recommandé de garder une trace écrite de ce refus (Lettre recommandée avec AR ou remise contre décharge).

Quand faire un entretien professionnel ?

Un entretien professionnel tous les deux ans (sauf périodicité conventionnelle différente) et systématiquement après une longue absence. Mieux vaut fixer les dates d’entretien professionnel en amont de l’élaboration du plan de formation, dans la mesure où l’exploitation de leurs résultats doit permettre de construire ce plan.

La loi sur la formation professionnelle du 5 mars 2014 avait fixé la date d’échéance du premier entretien professionnel biannuel le 7 mars 2016. Les salariés recrutés après le 7 mars 2014 doivent le passer dans les 2 ans de leur recrutement.

L’entretien professionnel doit aussi être proposé systématiquement aux salariés à l’issue d’un congé maternité, d’un congé parental d’éducation, d’un congé d’adoption, d’un congé sabbatique, d’un congé de proche aidant, d’une période de mobilité volontaire sécurisée, d’un arrêt de travail pour longue maladie et d’un mandat syndical (mandat de délégué syndical, mandat de membre élu du comité d’entreprise ou du comité social et économique, etc.).

On peut organiser l’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation à la même période, voire l’un à la suite de l’autre. Mais chacun doit donner lieu à un compte-rendu spécifique (compte rendu entretien professionnel et compte rendu entretien annuel).

Tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié (entretien dit de bilan de parcours professionnel). Cette durée s’apprécie par référence à l’ancienneté du salarié dans l’entreprise. A noter que, contrairement à la périodicité de l’entretien professionnel bisannuel, un accord de branche ou d’entreprise ne peut déroger à la périodicité de cet entretien. L’objectif de ce bilan de parcours professionnel est de vérifier que le salarié a bénéficié, au cours de ces six années, des entretiens professionnels et d’apprécier s’il a :

• suivi au moins une action de formation ;
• acquis des éléments de certification par la formation pour une validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
• bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Un accord de branche ou d’entreprise peut prévoir d’autres modalités d’appréciation du parcours professionnel du salarié.

Sanctions encourues

Depuis le 1er janvier 2019, la sanction n’intervient que si le salarié n’a pas bénéficié de tous les entretiens professionnels requis ou s’il n’a pas suivi une formation non obligatoire. Les conditions d’abondement du CPF sont également modifiées : elles sont fixés à un plafond maximal annuel de 3 000 € par salarié. Une ordonnance du 21 août 2019 (ordo. n° 2019-861) prévoit une période transitoire, jusqu’au 31 décembre 2020, pour que les entreprises d’au moins 50 salariés se mettent en conformité avec le nouveau cadre réglementaire de l’entretien professionnel.

Ainsi, concrètement, l’entreprise peut durant l’année 2020 :

• soit démontrer que le salarié a bénéficié d’un entretien professionnel tous les 2 ans et d’au moins 2 des 3 actions suivantes : formation, certification par la formation ou la VAE, progression salariale ou professionnelle (règle issue de la loi du 5 mars 2014) ;
• soit démontrer que le salarié a bénéficié d’un entretien professionnel tous les 2 ans et d’au moins une formation non obligatoire (règle issue de la loi Avenir professionnel).

A compter du 1er janvier 2021, les règles issues de la loi Avenir professionnel s’appliqueront.

Qui doit faire un entretien professionnel : mode d'emploi?

En pratique, c’est souvent le manager direct du salarié qui réalise l’entretien professionnel. Mais il n’est pas toujours le mieux placé pour le faire. Parce qu’ils ont une vision globale des évolutions à venir et des différents métiers de l’entreprise, les services de gestion des ressources humaines sont souvent plus à même de mener les entretiens professionnels.

Si l’entretien professionnel est mené par le manager opérationnel, il faut qu’il communique impérativement au service de gestion des ressources humaines la synthèse des entretiens qu’il aura réalisés.

Comment faire un entretien professionnel : mode d’emploi

• Elaborer une trame entretien professionnel et un guide entretien professionnel

Avant toute chose, il est important d’élaborer une trame d’entretien professionnel qui sera remise au salarié à la prise de rendez-vous de l’entretien. Bien construite, elle va servir de fil conducteur lors de l’entretien professionnel. Généralement, cette trame d’entretien professionnel comporte :

• une partie précisant la date de l’entretien professionnel et sa nature (entretien professionnel périodique ou entretien réalisé à l’issue d’une longue absence) ;
• une partie précisant les noms, prénoms et qualité de la personne qui mène l’entretien professionnel (manager opérationnel, responsable de gestion des ressources humaines, autres) 
• une partie récapitulant les informations relatives au salarié (noms et prénoms, poste occupé, ancienneté dans le poste occupé, missions du salarié dans le cadre de ce poste, nombre d’heures de CPF à la date de l’entretien) ;
• une partie dédiée au bilan du parcours professionnel de la période écoulée : recensement des différents postes occupés, compétences mises en œuvre dans ces postes, formations suivies, certifications obtenues, mobilité interne, évolution salariale…
• une partie dédiée à l’expression des souhaits et besoins de formation du salarié et de perspectives d’évolution professionnelle et à la présentation des différents dispositifs existants : compte personnel de formation (CPF), congé individuel de formation (CIF ou compte personnel de formation de transition), bilan de compétences ;
• une dernière partie, synthèse de l’entretien professionnel.

Il est également recommandé de rédiger un guide d’entretien professionnel, c’est-à-dire une sorte de note explicative détaillant l’objet de l’entretien professionnel et sa finalité. Il est même recommandé dans rédiger deux : l’un est à destination des salariés et l’autre à destination de ceux qui sont chargés de faire passer cet entretien. Le guide d’entretien professionnel des salariés doit leur permettre de préparer son entretien professionnel en se posant les bonnes questions.

• Inciter le salarié à réfléchir sur son projet professionnel

L’objectif d’un entretien professionnel est d’amener le salarié à exprimer un projet professionnel. Pour l’aider, il faut, dans l’ordre :

• l’inciter à réfléchir en amont à son projet professionnel : pour ce faire, il est utile de fixer un rendez-vous assez en amont (un délai de 8 à 15 jours paraît raisonnable) et de lui remettre la trame entretien professionnel et guide entretien professionnel associé. Il est même possible de lui remettre la liste des postes disponibles dans l’entreprise
• le jour J, revenir sur son parcours professionnel, ses réalisations, l’interroger sur les missions qu’il a eu plaisir à effectuer ;
• lui présenter les avantages d’une mobilité interne. Il sera alors plus facile de dresser un tableau de ses compétences clés et de les mettre en perspective avec les métiers existants dans l’entreprise.

L' entretien professionnel est un temps d’écoute et de dialogue. Il faut donc lui consacrer un peu de temps (entre 1h30 et 2 heures).

Rédiger un compte rendu entretien professionnel

L’entretien professionnel doit donner lieu à la rédaction d’un document (un compte rendu d’entretien professionnel ou un compte rendu de bilan de parcours professionnel) dont une copie doit être remise au salarié. Attention, l’employeur doit pouvoir prouver qu’il a bien remis ce compte rendu entretien professionnel. Masquer

La démarche d’appui aux mutations économiques (AME) permet de mener des actions d’anticipation, de soutien et de développement de l’emploi avec les branches et les entreprises. La démarche associe les partenaires sociaux, les réseaux d’entreprises et les collectivités. L’aide et l’appui de l’État sont modulables selon les actions. L’appui aux mutations économiques est mobilisable au niveau des branches professionnelles, des territoires ou de l’entreprise.

Ses objectifs principaux sont :

• l’anticipation des besoins en emplois et en compétences ;
• la conception et l’accompagnement d’actions de développement des compétences des actifs ;
• le renforcement de la fonction ressources humaines au sein des TPE/PME.

La direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) peut conclure des conventions avec une entreprise ou avec un organisme paritaire collecteur agrée (OPCA) pour plusieurs très petites entreprises (TPE) ou petites ou moyennes entreprises (PME). L’action de formation concerne alors des salariés issus de plusieurs entreprises (en priorité, les petites entreprises de moins de 50 salariés et de moins de 250 salariés pour le FNE-Formation ; au maximum, les PME). 

La démarche d’appui aux mutations économiques repose sur deux volets et des outils de mise en œuvre :

• Les outils ingénierie emploi-formation

Il regroupe les contrats d’études prospectives (CEP), l’ingénierie des actions de développement de l’emploi et des compétences (ADEC) et l’ingénierie de formation de l’AME-Entreprise (FNE-Formation).

• Les outils opérationnels

Il regroupe le conseil RH TPE/PME, les actions emploi et formation des (ADEC), les initiatives territoriales pour l’emploi (ite) et les actions de formation de l’AME-Entreprise (s’appuyant sur la mobilisation du FNE-Formation).

Des synergies sont recherchées avec d’autres instruments d’intervention de l’État susceptibles de soutenir l’emploi ou la création d’activité : Validation des acquis de l’expérience (VAE) et  Dispositifs locaux d’accompagnement (DLA). Masquer

Quels sont les stages concernés ?

Tous les stages en en milieu professionnel sont concernés par les dispositions des articles L. 124-1 à L. 124-20 du code de l’éducation, à l’exception :

• des stages de la formation professionnelle tout au long de la vie telle que définie par la sixième partie du Code du travail ;
• des stages relevant du 2° de l’article L. 4153-1 du Code du travail

Le stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l’étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle. Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil.

Les dispositions relatives à la lutte contre les discriminations s’appliquent à l’accès au stage. Ainsi, en application de l’article L. 1132-1 du code du travail « aucune personne ne peut être écartée de l’accès à un stage pour l’un des motifs (origine, sexe, mœurs, orientation sexuelle…) énumérés dans cet article. Les stagiaires bénéficient également des protections et droits mentionnés aux articles L. 1121-1, L. 1152-1 et L. 1153-1 du code du travail dans les mêmes conditions que les salariés. Le ministère de lʼEnseignement supérieur, de la Recherche et de lʼInnovation publie, sur son site Internet, un guide pratique des stages étudiants.

Les stages doivent-ils être intégrés à un cursus pédagogique ?

Les stages en milieu professionnel sont intégrés à un cursus de formation dans les conditions suivantes :

• les finalités et les modalités de mise en œuvre des stages sont définies dans les textes réglementaires relatifs à l’organisation des formations ;
• les stages font l’objet d’une restitution de la part du stagiaire donnant lieu à évaluation de la part de l’établissement et à attribution de crédits européens (ECTS), le cas échéant ;
• le volume pédagogique d’enseignement effectué est de 200 heures au minimum par année d’enseignement. Les stages n’entrent pas dans le décompte de ce volume pédagogique. Dans l’enseignement supérieur, ce volume pédagogique d’enseignement de 200 heures comporte un minimum de 50 heures dispensées en présence des étudiants.

Pour aider et accompagner les étudiants dans leur recherche, un « observatoire de l’insertion professionnelle » est institué dans chaque université. Avec les milieux professionnels qui sont associés aux enseignements supérieurs, cet observatoire :

• diffuse aux étudiants une offre de stages et d’emplois variée et en lien avec les formations proposées par l’université et les besoins des entreprises ;
• assiste les étudiants dans leur recherche de stages et d’un premier emploi et les informe des évolutions du marché du travail ;
• conseille les étudiants sur leurs problématiques liées à l’emploi et à l’insertion professionnelle ;
• prépare les étudiants qui en font la demande aux entretiens préalables à l’embauche ;
• recense les entreprises, les associations et les organismes publics susceptibles d’offrir aux étudiants une expérience professionnelle en lien avec les grands domaines de formation enseignés dans l’université, en vue de leur proposer la signature de conventions de stage ;
• informe les étudiants sur les métiers existant dans la fonction publique et les accompagne dans l’identification et la préparation des voies d’accès à la fonction publique.

Tout élève ou étudiant ayant achevé son stage transmet aux services de son établissement d’enseignement chargés de l’accompagner dans son projet d’études et d’insertion professionnelle un document dans lequel il évalue la qualité de l’accueil dont il a bénéficié au sein de l’organisme. Ce document n’est pas pris en compte dans son évaluation ou dans l’obtention de son diplôme.

Une convention de stage est-elle obligatoire ?

Les stages doivent obligatoirement faire l’objet d’une convention signée par le stagiaire, l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil et l’établissement d’enseignement. Le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à effectuer auprès de l’Urssaf, comme cela est le cas pour l’embauche d’un salarié. Il doit en revanche, mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans l’ordre d’arrivée, les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement.

Le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile dans l’organisme d’accueil doté de la personnalité morale ne peut excéder :

• 15 % de l’effectif arrondis à l’entier supérieur pour les organismes d’accueil dont l’effectif est supérieur ou égal à 20,
• trois stagiaires, pour les organismes d’accueil dont l’effectif est inférieur à 20.

Pour l’application de cette limite, il n’est pas tenu compte des périodes de prolongation prévues à l’article L. 124-15 du code de l’éducation. Pour la mise en œuvre de ces dispositions, l’effectif est apprécié selon les modalités définies par l’article R. 124-12 du code de l’éducation.

Dans les conditions fixées par l’article R. 124-12-1 du code de l’éducation, en vigueur depuis le 27 décembre 2018, le directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation du travail et de l’emploi (DIRECCTE) de la région dans laquelle est situé le siège de l’organisme d’accueil, se prononce de manière explicite sur toute demande précise et circonstanciée d’un organisme d’accueil ayant pour objet de connaître les modalités de prise en compte des effectifs servant de base au calcul du plafond de stagiaires autorisés (procédure dite de « rescrit »). Cette demande n’est toutefois pas recevable dès lors que les services chargés de l’application de la législation du travail auront engagé un contrôle sur le respect des dispositions de l’article L. 124-8 relatif au plafond de stagiaires autorisé.

Quel est le contenu de la convention de stage ?

La convention de stage comporte les mentions obligatoires suivantes :

• L’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année d’enseignement ou par semestre d’enseignement, selon les cas ;
• Le nom de l’enseignant référent de l’établissement d’enseignement et le nom du tuteur dans l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil ;
• Les compétences à acquérir ou à développer au cours de la période du stage ;
• Les activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation et des compétences à acquérir et validées par l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil ;
• Les dates du début et de la fin du stage ainsi que la durée totale prévue, calculée selon les modalités prévues à l’article D. 124-6 du code de l’éducation ;
• La durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire dans l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou des jours fériés,
• Les conditions dans lesquelles l’enseignant référent de l’établissement d’enseignement et le tuteur dans l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil assurent l’encadrement et le suivi du stagiaire ;
• Le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement, le cas échéant ;
• Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail, ainsi que, le cas échéant, l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
• Les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement et des congés et autorisations d’absence mentionnés à l’article L. 124-13 du code de l’éducation,
• Les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ;
• Les modalités de validation du stage en cas d’interruption, conformément à l’article L. 124-15 du code de l’éducation,
• La liste des avantages offerts par l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil au stagiaire, notamment l’accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant et la prise en charge des frais de transport, le cas échéant, ainsi que les activités sociales et culturelles du comité social et économique (CSE) de l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil ;
• Les clauses du règlement intérieur de l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil qui sont applicables au stagiaire, le cas échéant ;
• Les conditions de délivrance de l’attestation de stage remise par l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil et mentionnant la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification versée au stagiaire, le cas échéant.
• La convention de stage peut faire l’objet d’avenants, notamment en cas de report ou de suspension du stage.

Dans les conditions précisées par l’article R. 8113-3-1 du code du travail, l’organisme d’accueil ou l’établissement d’enseignement communique, à leur demande, aux agents de contrôle de l’inspection du travail une copie de la convention de stage conclue avec le stagiaire.

Quel est le statut du stagiaire dans l’association d’accueil ?

Le stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail à l’entreprise qui l’accueille et n’a pas le statut de salarié. Son passage en entreprise n’a qu’un but pédagogique et de formation : même s’il peut être tenu d’exécuter des tâches à caractère professionnel (aucune tâche dangereuse pour sa santé ou sa sécurité ne peut toutefois lui être confiée), il est dans l’entreprise pour apprendre et/ou observer et n’a donc pas d’obligation de production comme les salariés. Aucune convention de stage ne peut ainsi être conclue pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise (ou de l’organisme) d’accueil, pour occuper un emploi saisonnier ou pour remplacer un salarié ou un agent en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail. Le conseil de prud’hommes peut être saisi d’une demande de requalification en contrat de travail. Dans ce cas, l’affaire est directement portée devant le bureau de jugement (il n’y a pas de tentative de conciliation), qui statue au fond dans un délai d’un mois suivant sa saisine. Les juges apprécient chaque situation au cas par cas, en fonction des éléments fournis par les parties.

Les manquements aux dispositions des articles L. 124-8, L. 124-14 et de la première phrase du premier alinéa de l’article L. 124-9 précités sont passibles d’une amende administrative d’un montant maximum de 2 000 € par stagiaire concerné par le manquement et de 4 000 € au plus en cas de réitération dans un délai d’un an à compter du jour de la notification de la première amende.

La finalité du stage ne peut ainsi s’inscrire que dans un projet pédagogique et n’a de sens que par rapport à ce projet. Dès lors le stage permet la mise en pratique des connaissances en milieu professionnel  et facilite le passage du monde de l’enseignement supérieur à celui de l’entreprise.

Tout stagiaire est tenu de se conformer aux règles internes de l’entreprise : horaires, discipline, règles de sécurité, d’hygiène… et ce afin de maintenir le bon fonctionnement des services. Si l’entreprise est dotée d’un règlement intérieur (ce qui doit être le cas des entreprises comptant au moins 20 salariés), la convention de stage doit préciser les clauses de ce règlement qui sont applicables au stagiaire. Les sanctions disciplinaires restent toutefois de la seule responsabilité de l’établissement d’enseignement qui doit être informé (ainsi que l’enseignant référent), par l’organisme d’accueil, des manquements reprochés au stagiaire.

Les stagiaires accèdent aux activités sociales et culturelles du comité social et économique (CSE) de l’entreprise ou de l’organisme d’accueil dans les mêmes conditions que les salariés. Ils ont également accès dans les mêmes conditions que les salariés au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant prévus à l’article L. 3262-1 du code du travail dans les mêmes conditions que les salariés de l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil et bénéficient de la prise en charge des frais de transport prévue à l’article L. 3261-2 du même code

Encadrement du temps de présence

La présence du stagiaire dans l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil suit les règles applicables aux salariés de l’entreprise pour ce qui a trait :

• Aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence ;
• A la présence de nuit ;
• Au repos quotidien, au repos hebdomadaire et aux jours fériés.

La méconnaissance de ces règles peut être constatée par les agents de contrôle de l’inspection du travail (inspecteurs ou contrôleurs du travail) et donner lieu à l’amende administrative prévue par l’article L. 124-17 du code de l’éducation. Pour l’application des dispositions qui précédent, l’entreprise établit, selon tous moyens (par exemple, une badgeuse si elle est équipée d’un tel dispositif), un décompte des durées de présence du stagiaire.

Congés et autorisations d’absence 

En cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d’autorisations d’absence d’une durée équivalente à celles prévues pour les salariés aux articles L. 1225-16 à L. 1225-28, L. 1225-35, L. 1225-37 et L. 1225-46 du code du travail.

Pour les stages et les périodes de formation en milieu professionnel dont la durée est supérieure à deux mois et dans la limite de la durée maximale prévue à l’article L. 124-5 du code de l’éducation la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absence au bénéfice du stagiaire au cours du stage.

Désignation d’un enseignant référent et d’un tuteur

Dans un souci d’efficacité, tout stage doit faire l’objet d’un double encadrement par un enseignant référent désigné au sein des équipes pédagogiques de l’établissement d’enseignement et un tuteur désigné par l’entreprise. Leurs missions et les modalités de leur intervention sont les suivantes :

• l’enseignant référent s’assure du bon déroulement du stage et du respect des stipulations de la convention tripartite. Il est désigné par l’établissement d’enseignement parmi les membres des équipes pédagogiques. Il est responsable du suivi pédagogique du stage. Chaque enseignant référent suit simultanément 24 stagiaires au maximum.
• Le conseil d’administration de l’établissement d’enseignement ou l’instance équivalente détermine les modalités du suivi régulier des stagiaires par les enseignants référents ;
• le tuteur est chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Il est garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention tripartite. Une même personne ne peut être désignée en qualité de tuteur dans un organisme d’accueil lorsqu’elle l’est déjà dans trois conventions de stage en cours d’exécution à la date à laquelle la désignation devrait prendre effet.

Un accord d’entreprise peut préciser les tâches confiées au tuteur, ainsi que les conditions de l’éventuelle valorisation de cette fonction. L’enseignant référent est tenu de s’assurer auprès du tuteur, à plusieurs reprises durant le stage, de son bon déroulement et de proposer à l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil, le cas échéant, une redéfinition d’une ou des missions pouvant être accomplies.

Situation en cas d’embauche à l’issue du stage

En cas d’embauche dans l’entreprise dans les trois mois suivant l’issue du stage intégré à un cursus pédagogique réalisé lors de la dernière année d’études, la durée de ce stage est déduite de la période d’essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables. Lorsque cette embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d’essai. Lorsque le stagiaire est embauché par l’entreprise à l’issue d’un stage d’une durée supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, la durée de ce stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

Quelle est la durée maximale du stage ?

La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise (ou un même organisme) d’accueil ne peut excéder six mois par année d’enseignement. La durée du (ou des) stage (s) - durée maximale de 6 mois et durée minimale de 2 mois ouvrant droit à gratification - est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil. Chaque période au moins égale à sept heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.

L’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (ex. : deux mois si le stage précédent était d’une durée de six mois). Cette disposition n’est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire.

Quelles sont les conséquences d’une interruption du stage ?

Lorsque le stagiaire interrompt son stage pour un motif lié à la maladie, à un accident, à la grossesse, à la paternité, à l’adoption ou, en accord avec l’établissement, en cas de non-respect des stipulations pédagogiques de la convention ou en cas de rupture de la convention à l’initiative de l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil, l’établissement d’enseignement supérieur valide le stage, même s’il n’a pas atteint la durée prévue dans le cursus, ou propose au stagiaire une modalité alternative de validation de sa formation. En cas d’accord des parties à la convention, un report de la fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage, en tout ou partie, est également possible.

Le stagiaire reçoit-il une somme d’argent ?

En France, lorsque la durée de stage au sein d’une même entreprise (ou au sein de tout autre organisme d’accueil) est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages font l’objet d’une gratification (versement d’une somme d’argent) dont le montant peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu.

Les gratifications de stage sont exonérées d’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC, sans qu’il y ait lieu de tenir compte de la date de signature des conventions de stage en vertu desquelles elles ont été versées. Cette disposition s’applique au stagiaire personnellement imposable ou au contribuable qui l’a à sa charge. 

Lorsque la condition relative à la durée du stage n’est pas remplie, le versement d’une gratification relève de la « négociation » entre le stagiaire et l’entreprise (ou l’organisme) d’accueil.

Pour déterminer le seuil du droit à gratification, il est tenu compte des jours de congés et autorisations d’absence légaux en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que des congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage. Ces jours seront comptabilisés dans le calcul des deux mois mentionnés ci-dessus, mais ne donneront lieu à gratification que si l’organisme d’accueil en décide ainsi.

Montant de la gratification

Le montant minimal de la gratification est fixé à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (PSS). Une convention de branche ou un accord professionnel étendu peut fixer un taux supérieur. 

La gratification de stage est due au stagiaire sans préjudice du remboursement des frais engagés par celui-ci pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l’hébergement et le transport. La gratification est due pour chaque heure de présence du stagiaire dans l’organisme d’accueil, à compter du premier jour du premier mois du stage. Elle est versée mensuellement. Compte tenu du nombre d’heures effectuées et de la durée totale prévue du stage, deux options de versement sont possibles pour l’organisme d’accueil :

• un versement selon le nombre d’heures réellement effectuées chaque mois,
• ou un versement tenant compte de la totalité du stage prévue, par lissage, de façon à permettre au stagiaire de percevoir une somme identique chaque mois.

Des cotisations sociales sont-elles dues ?

Les sommes versées aux stagiaires ne sont pas soumises à cotisations dans la limite de 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale par le nombre d’heures effectuées en stage. Cette franchise de cotisations s’applique selon la modalité de versement de la gratification ; elle sera déterminée dans la convention soit en tenant compte du nombre d’heures réellement effectuées sur chaque mois, soit de la moyenne d’heure mensuelle prévue pour la gratification en cas de lissage du versement de la gratification.

La loi n° 2014-40 du 20 janvier 2014 « garantissant l’avenir et la justice du système de retraites » a instauré la possibilité d’effectuer un versement pour valider, dans la limite de deux trimestres d’assurance vieillesse, les périodes de « stages étudiants en entreprise » éligibles à la gratification. Ces dispositions s’appliquent aux périodes de stage qui ont débuté après le 14 mars 2015 et font l’objet d’une présentation détaillée sur le site de l’Assurance-Retraite. Masquer

Depuis janvier 2018, les contrats aidés sont transformés en parcours emploi compétences. La mise en œuvre des parcours emploi compétences repose sur le triptyque emploi-formation-accompagnement : un emploi permettant de développer des compétences transférables, un accès facilité à la formation et un accompagnement tout au long du parcours tant par l’employeur que par le service public de l’emploi, avec pour objectif l’inclusion durable dans l’emploi des personnes les plus éloignées du marché du travail. Les personnes en parcours emploi compétences sont éligibles à la période de mise en situation en milieu professionnel (PMSMP).

Pour quels publics ?

Les parcours emploi compétences sont destinés aux publics les plus éloignés du marché du travail. Une attention particulière est accordée à certains publics tels que les travailleurs handicapés ou les résidents des quartiers prioritaires de la ville. Mais l’orientation vers un parcours emploi compétences repose avant tout sur le diagnostic réalisé par le conseiller du service public de l’emploi.

Pour quels employeurs ?

La prescription du parcours emplois compétences se fait en faveur des employeurs du secteur non-marchand sélectionnés en fonction des critères suivants :

• Le poste doit permettre de développer la maîtrise de comportements professionnels et des compétences techniques qui répondent à des besoins du bassin d’emploi ou transférables à d’autres métiers qui recrutent,
• L’employeur doit démontrer une capacité à accompagner au quotidien la personne,
• L’employeur doit permettre l’accès à la formation et à l’acquisition de compétences : remise à niveau, pré-qualification, période de professionnalisation, VAE, acquisition de nouvelles compétences,
• Le cas échéant la capacité de l’employeur à pérenniser le poste.

Dans quel cadre contractuel est prescrit le parcours emploi compétences ?

Le parcours emploi compétences est prescrit dans le cadre de CUI-CAE dans le secteur non marchand. La prescription de contrats dans le secteur marchand CUI-CIE n’est autorisée que dans les départements d’outre-mer (DOM) ou par les conseils départementaux dans le cadre des conventions annuelles d’objectifs et de moyens (CAOM), sous réserve que le coût soit nul pour l’État, et que les conseils départementaux s’engagent à cofinancer à bon niveau les CUI-CAE. L’objectif de durée d’un parcours est de 12 mois et les conventions initiales ne peuvent être inférieures à 9 mois.

Quelle aide financière pour les employeurs ?

Dans le cadre du parcours emploi compétences, le montant de l’aide accordée aux employeurs, exprimé en pourcentage du Smic brut, pourra être modulé entre 30 % et 60 %, dans la limite des enveloppes financières. Le taux de prise en charge est fixé par arrêté du préfet de région.

Comment est mis en œuvre le parcours emploi compétences ?

L’orientation en PEC s’appuie sur un diagnostic global de la situation du demandeur d’emploi réalisé par le conseiller du service public de l’emploi. Le salarié en PEC bénéficie tout au long de son contrat d’un accompagnement de son conseiller référent articulé autour de 3 phases complémentaires :

• un entretien tripartite : il réunit le référent prescripteur, l’employeur et le futur salarié au moment de la signature de la demande d’aide. Il doit permettre la formalisation des engagements ainsi que la déclinaison des compétences que le poste doit permettre d’acquérir parmi les compétences définies,
• un suivi dématérialisé durant le contrat qui peut prendre la forme d’un livret de suivi dématérialisé ;
• un entretien de sortie, en cas de besoin, 1 à 3 mois avant la fin du contrat : il doit permettre de maintenir le bénéficiaire dans une posture de recherche active d’emploi, de faire le point sur les compétences acquises, d’évaluer le cas échéant l’opportunité d’un renouvellement de l’aide au regard de l’intérêt pour le bénéficiaire et des actions de formation engagées, de mobiliser des prestations, ou encore d’enclencher une action de formation complémentaire aux compétences acquises pendant le parcours notamment dans le cadre du plan d’investissement compétences. Masquer

Conclues entre l’État (Direccte) et une entreprise ou un OPCO chargé d’assurer un relais auprès de ses entreprises, les Conventions FNE-Formation ont pour objet la mise en œuvre de mesures de formation professionnelle, afin de faciliter la continuité de l’activité des salariés face aux transformations consécutives aux mutations économique, et de favoriser leur adaptation à de nouveaux emplois en cas de changements professionnels dus à l’évolution technique ou à la modification des conditions de production.

A noter / La crise épidémique liée au coronavirus – Covid-19 – peut faire varier l’activité d’une entreprise à la baisse. En cas de sous-activité prolongée, voire d’arrêt total de l’activité, l’entreprise peut demander à bénéficier du FNE-Formation en lieu et place de l’activité partielle afin d’investir dans les compétences des salariés.

Qui sont les bénéficiaires ?

Le FNE-Formation (AME-Entreprise) est mobilisé en priorité au sein des entreprises ou groupements d’employeurs de moins de 250 salariés.

Les actions cofinancées par le FNE-Formation sont destinées prioritairement aux salariés :

• les plus exposés à la perte de leur emploi,
• de faible niveau de qualification par rapport aux besoins du marché du travail sur leur bassin d’emploi,
• en CDD ou en CDI, quel que soit leur niveau de qualification

Les cadres peuvent également bénéficier de ce dispositif.

Doivent être exclus d’emblée les salariés pour lesquels :

• est notifiée la rupture du contrat de travail (toute rupture du contrat de travail pour motif économique, quel que soit le cadre d’intervention de cette rupture, plan de sauvegarde de l’emploi, plan de départ volontaire, notamment) ;
• est prévu un départ à la retraite dès lors qu’il s’insère dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi ;
• la Direccte a homologué une ou plusieurs ruptures conventionnelles.

Quelles sont les formations éligibles ?

Les formations éligibles sont les suivantes :

• Les actions d’accompagnement amont, de positionnement, de bilan de compétences, de bilans de professionnels, de VAE, de lutte contre l’illettrisme ;
• Les formations de tuteurs et de maître d’apprentissage ;
• Les actions de formation qualifiante ou favorisant la polyvalence des salariés : acquisition de connaissances théoriques et pratiques, hors poste de travail (formation interne ou organisme librement choisi par l’entreprise).

Les aides ne sont pas autorisées si elles concernent des actions de formation que les entreprises réalisent en vue de se conformer aux normes nationales obligatoires en matière de formation.

Ces actions doivent conduire de façon privilégiée à la reconnaissance des compétences par l’obtention d’une certification inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) (diplôme, titre professionnel ou CQP) en tant que vecteur de sécurisation des parcours professionnels. A minima, une attestation de formation doit être remise au stagiaire consignant les compétences acquises.

Quels sont les coûts éligibles ?

Les coûts admissibles d’un projet d’aide à la formation sont constitués des coûts suivants :

• les coûts de personnel des formateurs, pour les heures durant lesquelles ils participent à la formation ;
• les frais de déplacement des formateurs et des participants à la formation, y compris les frais d’hébergement ;
• d’autres dépenses courantes (telles que les dépenses au titre des matériaux et des fournitures) directement liées au projet ;
• de l’amortissement des instruments et des équipements au prorata de leur utilisation exclusive pour le projet de formation en cause ;
• des coûts des services d’orientation et de conseil concernant le projet de formation ;
• des coûts de personnel des participants au projet de formation et les coûts généraux indirects (coûts administratifs, location, frais généraux).

Pour ce dernier type de coûts, seules peuvent être prises en considération les heures durant lesquelles les travailleurs ont effectivement participé à la formation, déduction faite des heures productives.

Dans le cadre de la prise en charge des coûts de fonctionnement directement liés au projet de formation, les coûts d’aménagement sont exclus, à l’exception des coûts d’aménagement minimaux nécessaires pour les participants qui sont des travailleurs handicapés.

Quelle aide de l’État ?

Les obligations communautaires en matière d’aides publiques s’appliquent à des projets financés sur la base de l’AME-entreprise, en conformité avec le Règlement (UE) n°651/2014 de la Commission du 17 juin 2014 déclarant certaines catégories d’aides compatibles avec le marché intérieur en application des articles 107 et 108 du traité (règlement général d’exemption par catégorie).

L’aide est allouée selon 2 critères : la taille de l’entreprise et le public concerné (majoration pour les travailleurs défavorisés ou handicapés). L’intensité de l’aide n’excède pas 50 % des coûts admissibles (et non pas du coût total réel de la formation) voire 70% en cas de majoration. La prise en charge de l’État ne peut pas dépasser 1200 heures par salarié. L’aide est versée au fur et à mesure du déroulement des actions conventionnées, le solde étant versé sur examen du bilan des formations réalisées.

Pour mobiliser le FNE-Formation, des cofinancements privés sont obligatoirement requis (Fonds social européen, conseil régional, notamment). L’intervention de l’État est subsidiaire par rapport à celle de l’entreprise ou du groupement d’employeurs. L’État abonde l’effort supplémentaire sans se substituer à l’obligation légale en matière de formation professionnelle continue.

Quels engagements pour l’association ?

Une association ou un groupements d’employeurs bénéficiaire d’une convention FNE-Formation s’engage à :

• maintenir dans l’emploi les salariés formés dans ce cadre – pendant une durée au moins égale à la durée de la convention augmentée de 6 mois – à l’exception des salariés pour lesquels le FNE-formation a été mobilisé pour l’acquisition de compétences nécessaires à un reclassement externe.
• maintenir son effort propre de formation habituel, voire sur son augmentation s’il est faible,
• la formalisation de la reconnaissance des actions suivies.

Les opérations de formation cofinancées par le FNE-Formation doivent avoir lieu pendant le temps de travail et sont obligatoirement alternatives à l’activité partielle. Ces formations sont assimilées à du temps de travail effectif pendant lequel le salarié perçoit sa rémunération intégrale. Elles interviennent en lieu et place de l’activité partielle.

Pendant la période d’activité partielle, des formations hors temps de travail peuvent être mises en place notamment dans le cadre du plan de formation ou de la période de professionnalisation. Le FNE-Formation ne peut pas être mobilisé dans ce cadre.

Quelle procédure ?

Les dossiers de demande de subvention FNE-Formation sont instruits par les Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte). Une demande de convention doit être soumise au CSE. Par ailleurs, le projet de convention doit ensuite être soumis pour avis à la formation spécialisée emploi de la commission départementale de l’emploi et de l’insertion (CDEI). La Direccte procède à l’instruction du dossier de demande de financement. Elle peut s’appuyer sur l’analyse technique réalisée par l’OPCA ou un prestataire externe. Le FNE-Formation est mobilisé dans le cadre d’une convention conclue entre le préfet, par délégation le Direccte, et une entreprise ou un groupement d’employeurs. Le préfet de département (ou par délégation le Direccte) compétent pour signer la convention est celui du siège social de l’entreprise ou du groupement d’employeurs.

En principe, les conventions sont conclues pour une durée pouvant aller jusqu’à 12 mois. Toutefois, si les éléments contextuels et la situation de l’entreprise le justifient, cette durée peut être étendue à 18 mois.

Un contrôle de service fait (CSF) de la convention FNE-Formation est réalisé à l’issue de l’opération pour le solde de la convention afin de vérifier la réalisation effective de l’opération et la réalité de la dépense effectuée. L’unité territoriale de la Direccte procède au contrôle de service fait. La Direccte coordonne et arbitre le CSF. Des accords cadres nationaux de coopération avec les OPCA ou les Fonds d’assurance formation (FAF) fixant un certain nombre d’engagements des OPCA ou FAF en contrepartie d’une contribution du FNE-Formation peuvent être conclus. De tels accords peuvent définir des objectifs et des moyens à mettre en œuvre par les OPCA ou les FAF dans le cadre de leur contribution à des opérations cofinancées par des conventions FNE-Formation. Ces accords cadres ne se substituent pas aux conventions conclues avec l’entreprise ou le groupement d’employeurs.

Que se passe t-il lors de la liquidation de la convention ?

Lors de la liquidation de la convention, ne sont pris en compte que les coûts afférents aux salariés présents dans l’entreprise ou dans le groupement d’employeurs au terme de l’engagement de maintien dans l’emploi.

Ainsi, l’entreprise devra rembourser l’intégralité des sommes perçues au titre de la convention de FNE-Formation pour un salarié dont le contrat est rompu pour les motifs sus mentionnés, à l’exclusion des sommes versées pour les salariés dont le FNE-Formation a été mobilisé en vue de leur reclassement externe. Toutefois, dans le cas où l’entreprise n’a pas respecté ses engagements conventionnels en termes de maintien dans l’emploi, l’opportunité d’une éventuelle exonération du remboursement des sommes indûment versées sera appréciée au vu de la situation financière de l’entreprise.

Articulation avec les autres dispositifs

La démarche d’appui aux mutations économiques (AME) permet à l’État et notamment aux Direccte d’impulser et de mieux coordonner, dans une approche globale, sectorielle ou territoriale, voire directement auprès d’une entreprise, des actions partenariales de soutien et de développement de l’emploi.  Masquer