Responsabilités du Conseil d'Administration

RESPONSABILITES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

Outre sa responsabilité morale, tout administrateur, en cas de fautes personnelles, de négligences graves ou de délits commis dans la gestion de son association, court le risque de sanctions civiles, pénales et même fiscales. 

Au moment de la création

Effectuer les formalités de déclaration. Ces démarches incombent au Conseil d'Administration et plus particulièrement au Président. Pour les plus courageux, lire au moins une fois, dans son intégralité la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association ainsi que son décret d'application du 16 août 1901.

Au moment d'une nomination ultérieure 

Bien lire les statuts de son association et le règlement intérieur s'il existe. Après toute Assemblée Générale ayant modifiée ou complétée la composition du Conseil d'Administration, en faire la déclaration modificative. Cette formalité doit être effectuée dans le délai impératif de 3 mois. De plus, les changements ne sont opposables aux tiers qu'à partir du moment où ils ont été déclarés. Conserver précieusement le récépissé. Vérifier auprès du Bureau des associations compétent que les modifications statutaires successives ont bien été signalées sinon les déclarer. Enfin bien lire toutes les polices d'assurances souscrites au nom de l'association pour éviter toute mauvaise surprise en cas d'accident. En effet, s'il y a bien un domaine où la responsabilité de l'association peut être engagée, c'est bien celui-là.

Au moment de la passation de pouvoirs

Les nouveaux dirigeants doivent se faire remettre par les administrateurs non réélus tous les documents ci-dessous :

• Le registre spécial coté et paraphé qui été obligatoirement tenu jusqu'au 24 juillet 2015.
• Tous les récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux lors de chaque dépôt.
• Le registe des procés-verbaux des délibérations du Conseil d'Administration et éventuellement du Bureau.
• Le registre des procès-verbaux des délibérations de l'Assemblée Générale.
• Le fichier des adhérents contenant les renseignements d'état-civil sur chacun des membres et permettant généralement de suivre le paiement des cotisations individuelles année par année.
• Les livres et documents comptables (livre de caisse, de banque, d'achats.........) ainsi que les pièces justificatives correspondantes de l'année en cours et d'au moins les 6 années. précédentes (factures, extrait de banques, souches des carnets de chèques..............).
• Les différents contrats en cours de validité (contrats d'assurance, de prêts, de location, de maintenances................).
• Les actes de propriété pour les biens immobiliers possédés ainsi que les baux éventuels.
• Tout le matériel appartenant en propre à l'association : équipements, matériel d'entraînement, audiovisuel, coupes, informatique, clefs et cadenas, stocks d'imprimés, outillages divers, mobilier de bureau...................
• Et en règle générale, toutes les pièces, documents et autres archives nécessaires à l'administration de l'association, correspondances, courriers en instance, carnets de chèques, tampons, stock de papier en-tête, codes d'accès aux différents sites internet..................
• Les factures des fournisseurs dans les associations qui réalisent des opérations commerciales ou économiques.
• Le livre de paie, le registre du personnel, les doubles des bulletins de salaire, les doubles des bordereaux de cotisations, les DSN, DASU, les dossiers du personnel, le registre d'inspection du travail, le DUERP, les bordereaux de taxes sur les salaires, formation continue...........
• La copie de toutes les déclarations fiscales si l'association est imposée à la TVA et/ou à l'impôt sur les société.

Logiquement, l'ensemble de ces documents devraient se trouver au siège social de l'association en permanence mais dans la pratique c'est rarement le cas.

Au moment de la "passation des pouvoirs", l'équipe sortante est tenue de remettre tous ces documents à la nouvelle équipe car ils sont la propriété de l'association elle-même. Il est conseillé d'établir un "état des lieux des pièces transmises" à conserver précieusement et qui sera signé entre l'ancien et le nouveau Président pour éviter tout litige ultérieur.

Vériifier que les soldes bancaires qui figurent dans la comptabilité correspondent bien à la réalité et que toutes les opérations financières en cours sont régulières. En cas de doute ou d'erreurs volontaires ou involontaires constatées, émettre toute réserve qui doivent être portées à la connaissance des autres membres de l'association. En cas de changement de la ou des personnes appelées à faire fonctionner les comptes bancaires, penser à le signaler rapidement aux établissements financiers en question afin d'éviter toute interruption.

Tout au long du mandat

Le Conseil d'Administration et plus particulièrement son Président doit veiller au strict respect de la loi en général et des statuts de l'association en particulier. Le Président doit notamment convoquer les réunions de Conseil d'Administration aux époques fixées par les statuts et faire le nécessaire pour que l'Assemblée Générale des membres ait lieu au moins une fois par an pour l'approbation des différents rapports financiers et autres.

Le Président veillera à ce que les délibérations de ces 2 organes fassent l'objet de procès-verbaux et que ceux-ci soient conservés.

Le Président ne manquera pas de faire une déclaration modificative auprès de la Préfecture pour toutes modifications statutaires ou changement survenu dans la direction de l'association et conservera une trace écrite de ces modifications et le récepissé de dépôt.

Le Conseil d'Administration et plus particulièrement son Président surveillera tout particulièrement la gestion financière du trésorier et pour éviter toute mauvaise surprise fera procéder lors de chaque Assemblée Générale à la nomination d'un ou deux vérificateurs aux comptes. L'organisation de la comptabilité ne devra pas être traitée à la légère.

Le Conseil d'Administration doit s'abstenir de mettre à exécution les résolutions irrégulières des Assemblées Générales et engage sa responsabilité civile ou pénale si, par l'exécution de ses résolutions atteintes de nullité, il cause un dommage à l'association.

Le Conseil d'Administration et plus particulièrement son Président n'outrepassera pas ses droits et agira de sorte que ses actes de gestion s'effectuent dans le cadre strict des dispositions statutaires prévues en la matière (notamment en cas d'achat ou de vente d'immeuble ou en cas de réalisation d'un emprunt...........).

Lorsque que l'association organise des manifestations exceptionnelles telles que bals, sorties en groupe, tournois, gala, loto.........le Président doit vérifier que les risques d'accidents sont couverts par un contrat d'assurance. 

Si l'association s'adresse à des jeunes et notamment à des mineurs (sorties pédestres, activités sportives, excursions.......), le Président devra toujours exiger une autorisation parentale faute de quoi la responsabilité délictuelle de l'association, voire de ses dirigeants, pourrait être engagée en cas d'accident.

Si l'association compte de nombreuses activités et si elle organise des manifestations d'une certaine ampleur, les dirigeants doivent être prudents pour que les capacités financières de leur association ne soient pas dépassées.

En cas d'emprunt bancaire, les administrateurs doivent prévoir que les annuités de remboursement correspondent aux possibilités de leur trésorerie.

Lorsque l'association loue des locaux ou des terrains, il est prudent de passer un bail écrit plutôt qu'un simple bail verbal avec le propriétaire des lieux. Surtout si l'association veut par exemple y construire un immeuble ou réaliser un aménagement. Ne pas oublier que toute construction ou tout aménagement immobilier est la propriété non pas du locataire mais du propriétaire des lieux.

Prudence dans la rédaction d'un bail qui doit être d'une durée assez longue et très clair quant aux éventuelles conditions ou servitudes. Ne jamais se contenter de promesses verbales.

La délégation de pouvoirs

La délégation de signature est accordée de personne à personne et cesse donc, de plein droit, dès lors que le délégant ou le délégataire a quitté l'association. 

La délégation de pouvoir est consentie à raison de la fonction, elle est accordée par un dirigeant, non pas à titre personnel, mais en qualité de dirigeant, au nom et pour le compte de l’association, à un préposé choisi également à raison de la fonction qu’il occupe. En conséquence, sauf révocation, la délégation de pouvoirs, contrairement à la délégation de signature, survit au changement de dirigeant.

La délégation de pouvoirs est un moyen, consacré par la jurisprudence, permettant au dirigeant de s’exonérer de sa responsabilité pénale en rapportant la preuve qu’il a délégué ses pouvoirs à une personne pourvue des compétences, de l’autorité et des moyens nécessaires. Pour être valable, elle doit être certaine et exempte de toute ambiguïté, précise, partielle et limitée, avec un minimum de durée et de stabilité.

Le délégant (celui qui délègue) est généralement le représentant légal (le président de l’association). Le délégataire (celui qui reçoit la délégation) est généralement un salarié qui doit disposer, dans le domaine des pouvoirs qu’il reçoit, de l’autorité (pouvoir de décision) et de l’autonomie (indépendance), des compétences et des moyens nécessaires à l’exécution des pouvoirs qui lui sont confiés. 

Depuis le 1er octobre 2016, la délégation est définie aux articles 1336 et suivants du code civil dans leur version modifiée par l’ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations comme « une opération par laquelle une personne, le délégant, obtient d’une autre, le délégué, qu’elle s’oblige envers une troisième, le délégataire, qui l’accepte comme débiteur. Le délégué ne peut, sauf stipulation contraire, opposer au délégataire aucune exception tirée de ses rapports avec le délégant ou des rapports entre ce dernier et le délégataire ». Cette définition ne vient pas modifier les critères liés au transfert de responsabilité pénale.

La mise en cause du délégant peut tout de même être possible dans le cas  :

• où celui-ci s’est immiscé dans les pouvoirs du délégataire,
• si la délégation lui a maintenu la possibilité d’intervenir dans le champ de délégation et qu’il a commis une faute,
• de défaut de surveillance du délégataire, obligation dont il n’est pas délesté malgré l’autonomie laissée au délégataire.

Le délégant est civilement responsable des condamnations pénales mais également civiles prononcées contre ses préposés bénéficiaires de délégation de pouvoirs (Article L. 4741-7 du code du travail). Le but de cette règle est qu’en cas de manquement, la victime aura toujours quelqu’un contre qui se retourner.

Pratiques qui ne devraient pas exister dans le secteur associatif

Il existe des dirigeants qui demandent à leur association de leur accorder des prêts personnels sans date précise de remboursement et sans intérêts. Il existe des dirigeants qui demandent à leur association de se porter caution pour leurs opérations personnelles immobilières ou commerciales. Le pire c'est que parfois les banques les acceptent. " Que voulez-vous, les dirigeants font tellement pour l'association, on ne peut pas leur refuser ce service " ......A méditer.

On entend souvent : " Dans notre association, le Président dirige tout, on n'est au courant de rien. Qu'est-ce qu'on peut y faire ? ". Si le Président dirige tout c'est que les autres membres le veulent bien. Normalement dans une association démocratique, il y a un Conseil d'Administration. Celui-ci se répartit les fonctions entre au moins les postes de Président, de Secrétaire et de Trésorier. Chaque administrateur devant assumer sa tâche et rendre compte aux autres membres du Conseil. Les réunions du Conseil d'Administration sont faites pour cela. Puis, il y a l'Assemblée Générale annuelle avec le rapport moral du Président, le rapport des activités du Secrétaire et le rapport financier du Trésorier. Chaque membre peut se faire communiquer à cette occasion le détail des comptes, il peut poser des questions, même génantes. Le Président est obligé d'y répondre, statuts obligent......Et surtout il y a l'arme suprême : le bulletin de vote. Il ne faut pas hésiter à s'en servir. Le Président peut aussi être mis en minorité lors des différents votes et même être battu lors des élections.

Les membres des associations ont des droits mais encore faut-il qu'ils aient la volonté et parfois le courage de les faire respecter.