Frais de missions et déplacements

• Remboursement demandé

Si un bénévole ne peut en aucun cas s'enrichir financièrement dans le cadre de son activité, il ne doit pas non plus s'appauvrir. Ainsi peut-il prétendre bénéficier du remboursement de ses frais et de la prise en charge de ses repas. L'association peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles à la condition que ces frais correspondent à des dépenses réelles, justifiées et engagées pour les besoins de l'activité associative.

Il est donc vivement conseillé à l'association de demander au bénévole d'établir le plus rigoureusement possible une note de frais qu'il communiquera à l'association avec les originaux de ses justificatifs (factures, en particulier). Celle-ci doit mentionner précisément l'objet de la dépense, son montant, la date à laquelle elle a été engagée, etc. Lorsque ces conditions sont respectées, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements qui leur sont versés, car ce ne sont pas des revenus.

Attention : à défaut de justificatif et dès lors qu'un lien de subordination est établi, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l'association (taxes sur les salaires, cotisations sociales, remise en cause de sa gestion désintéressée, etc.), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).

Il est conseillé de bien fixer les règles internes à l'association, par une décision des instances élues (par exemple en les intégrant au règlement intérieur), concernant le remboursement des frais engagés par les bénévoles afin d'éviter tout malentendu ou dérapages, et notamment :

• Quels sont les frais remboursables (Transport ? Déjeuner ? Fourniture ? Habillement ?...) ?
• Fixe-t-on un plafond (par exemple, pour une nuitée, 50 euros en province et 80 euros à Paris) ?
• Quel mode de calcul (exemple pour les déplacements : remboursement forfaitaire ou réel, remboursement des voyages sur la base d'un billet SNCF 2ème classe...) ?
• Faut-il distinguer selon le statut personnel des bénévoles (exemple : frais remboursés uniquement aux étudiants et chômeurs) ?

Attention : il est déconseillé à une association de rembourser les frais des bénévoles au forfait, même si cette technique est souvent utilisée pour le remboursement des indemnités kilométriques en raison de sa simplicité de mise en œuvre. Si l'association décide, exceptionnellement, de recourir à la méthode forfaitaire, elle devra conserver les éléments permettant de reconstituer avec une précision suffisante les frais exposés. Mais il existera toujours le risque que l'Urssaf procède à la requalification de ce remboursement en salaires, surtout s'il apparaît que le montant fixé pour le forfait semble anormalement élevé. Quoi qu'il en soit, pour procéder au remboursement des indemnités kilométriques, l'association doit se référer au barème fiscal de remboursement des frais kilométriques, applicable tant aux salariés qu'aux bénévoles et revalorisé chaque année.

Un bon remboursement, c'est donc un remboursement « au réel » effectué par l'association sur présentation des justificatifs des dépenses engagées dans l'exercice de sa mission par le bénévole et d'une note de frais établie par celui-ci.

• Abandon du remboursement

Les frais engagés par les bénévoles dans le cadre de leur activité associative, non remboursés par l'association, peuvent ouvrir droit, sous certaines conditions, à une réduction d'impôt sur le revenu. Le dispositif de réduction d'impôt ne présente d'intérêt que pour un bénévole imposable à l'impôt sur le revenu. Le bénévole de l'association doit participer à son animation et à son fonctionnement, sans contrepartie, ni aucune rémunération sous quelque forme que ce soit, en espèces ou en nature.

Pour ouvrir droit à la réduction d'impôt, la nature et le montant des frais engagés doivent être justifiés et le bénévole doit en avoir expressément refusé le remboursement.

L'association est en conséquence tenue de conserver dans sa comptabilité, les justificatifs des frais (billets de train, factures, notes de péage, détail du nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule personnel, etc.) et la déclaration de renonciation au remboursement de ses frais par le bénévole. Chaque pièce justificative doit mentionner précisément l'objet de la dépense ou du déplacement.

L'abandon du remboursement des frais engagés doit donner lieu à une déclaration expresse de la part du bénévole. Cette renonciation peut prendre la forme d'une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais telle que : " Je soussigné (nom et prénom du bénévole) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don. "

Lorsque le bénévole n'est pas en mesure de justifier du montant effectif des dépenses relatives à l'utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de son activité associative, ses frais sont évalués forfaitairement en fonction d'un barème kilométrique spécifique aux bénévoles des associations.

La loi de finances rectificative pour 2022 a modifié le barème spécifique aux bénévoles pour les kms effectués à compter du 1er janvier 2022. Désormais, ce barème est identique à celui utilisé pour les salariés (Loi 2022-1157 du 16/08/2022 - Art.21). Vous pouvez faire le calcul directement sur le site des impôts en cliquant ici.

​Les frais, dont le bénévole a expressément renoncé au remboursement, constituent un don au bénéfice de l'association qui lui délivre un reçu fiscal, conforme à un modèle fixé réglementairement, attestant du don pour bénéficier de la réduction d'impôt.

La réduction d'impôt est égale à un pourcentage du montant des frais non remboursés. Ce pourcentage varie selon la nature de l'association :

• 66 % pour une association d'intérêt général ou reconnue d'utilité publique dans la limite de 20 % du revenu imposable.
• Pour un organisme d'aide aux personnes en difficulté fournissant gratuitement des repas, des soins ou favorisant le logement : pour la partie du don inférieure ou égale à 546 €, la réduction d'impôt est de 75 % du montant donné et pour la partie du don supérieure à 546 €, le montant de la réduction d'impôt est de 66 % du montant donné. Le montant cumulé des dons qui donnent droit à la réduction d'impôt ne peut pas dépasser 20 % de votre revenu imposable.
• Pour un organisme destiné au relogement des victimes de violence domestique : pour les dons versés à partir du 1er janvier 2020, pour la partie du don inférieure ou égale à 546 €, la réduction d'impôt est de 75 % du montant donné et pour la partie du don supérieure à 546 €, le montant de la réduction d'impôt est de 66 % du montant donné.

Si le bénévole a également versé une cotisation ou/et effectué des dons (en nature ou en espèces), la réduction d'impôt s'applique également au montant de ces cotisation et dons. Masquer

Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagé, non pour convenance personnelle, mais pour accomplir sa mission dans l’association. Juridiquement, il s’agit des « charges inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié que celui-ci supporte au titre de l’accomplissement de ses missions ».

L’employeur a le choix d’indemniser son salarié pour les frais qu’il engage lors de ses déplacements professionnels soit sous forme de dépenses réellement engagées soit sous forme d’allocations forfaitaires à condition qu’elles n’excèdent pas certains montants fixés par arrêté. Toutefois, certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base réelle d’engagement de frais.

L’arrêté du 20 décembre 2002 a prévu les cas pour lesquels le remboursement des frais professionnels ne s’effectue que sur la base des dépenses réellement engagées :

• Les frais supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail.
• Les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication.
• Les frais de déménagement engagés par votre salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle.
• Les frais exposés par les salariés des entreprises françaises, détachés à l’étranger, et des sociétés étrangères, détachés en France.
• Les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements d’outre-mer, les territoires français outre-mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Donc à l’exception des 5 catégories de frais citées par l’arrêté du 20/12/2002, l’indemnisation sous la forme d’allocations forfaitaires est possible pour :

• les indemnités de repas, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence.
• les indemnités de restauration sur le lieu de travail.
• les indemnités de repas hors des locaux de l’entreprise.
• les indemnités forfaitaires kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel.
• les indemnités forfaitaires de grand déplacement en métropole, dans les DOM-TOM et à l’étranger.

Les fiches de demandes de remboursement de frais de déplacements renseignées par les salariés ne doivent pas apparaitre succinctes et approximatives pour justifier une exonération de cotisations sociales. En effet, elles doivent comporter des indications suffisantes sur les trajets et les motifs des déplacements, les véhicules utilisés et leur cylindrée, conditions sine qua non d'exonération des remboursements des frais professionnels, selon l'arrêté du 20 décembre 2002 « relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale ».  Masquer