Apprenti(e) assistant(e) de direction

// Description du poste 

FORMA’ institut de Formation de la FSCF, a pour objet l’élaboration et la mise en œuvre de formations professionnelles dans le domaine du sport, de la culture, de l’éducation et de
l’animation. L’institut intervient sur tout le territoire français. Il recherche pour son siège national, un(e) assistant(e) de direction.

// Missions 

Directement rattaché(e) au directeur, il (elle) assure les tâches polyvalentes d’assistante pour le directeur, la responsable des prises en charge financière et de l’équipe restreinte des coordinateurs
pédagogiques.

// Activités 
 

Gestion administrative
 

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports…), les reproduire et les diffuser.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes
• Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
• Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administrative
• Participer à l’organisation d’événements internes et à l’organisation matérielle des élections
• Soutien dans l’élaboration de documents obligatoire et des dossiers administratifs
• Supervision des formations sur un logiciel dédié
• Suivi des partenaires

Gestion financière et des ressources humaines 

• Gestion des congés
• Gestion des notes de frais
• Soutien la responsable des prises en charge financière
• Assurer le suivi des financeurs
• Éditer et gérer les conventions et les contrats de formation
• Suivi des règlements bancaires.

// Connaissances 

• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

// Compétences opérationnelles 

• Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale
• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail
• Sens des priorités
• Sens de l’organisation
• Capacité à prendre des initiatives
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
• Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion fluctuant

// Savoir être 

• Discrétion
• Très bon sens relationnel
• Calme
• Autonome
• Accueillant(e)
• Capacité d’anticipation
• Force de proposition
• Sens de l’écoute
• Sens du service

Merci d’envoyer une lettre de motivation et votre CV par courriel :
guillaume.garreau@fscf.asso.fr

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