La rentrée associative est passée, le rythme est retrouvé et les réunions s’enchainent pour les employés, les élus, les parents, les bénévoles, les enseignants, etc. Parmi ces réunions, beaucoup se proposent en visioconférence.
Parce que la visioconférence est un réel outil d’innovation technologique présentant ses avantages et ses inconvénients, la fédération vous aide à les lister afin de faire de vos réunions des événements de qualité.
Mais surtout, elle vous propose de « Bouger + vos Visios » pour que ces événements participent à la lutte contre la sédentarité, véritable fléau de santé publique.
Les avantages
Selon une enquête menée par Gartner en 2021, le temps moyen passé en visioconférence a augmenté de 300% depuis 2020.
Cela est forcément dû aux avantages de cette innovation technologique. En effet, plus sécurisés, intégrant d’autres outils de productivité, plus qualitatifs en vidéo et en son, ces nouveaux outils technologiques ont rendu envisageables et qualitatives des collaborations à distance.
Mais les avantages les plus forts sont essentiellement :
La facilité d’accès
Des personnes éloignées géographiquement peuvent désormais se connecter facilement sans chambouler l’ensemble de leur organisation.
À l’échelle d’une fédération comme la FSCF, cela a permis la participation d’un nombre plus important d’acteurs de terrain dans les projets d’envergure nationale.
Le gain de temps et d’argent
Cette solution de collaboration réduit considérablement les coûts liés aux déplacements professionnels qui sont évités tout en économisant le temps lié initialement à ces déplacements.
Les coûts liés à l’occupation de bureaux ou de salles de réunion sont également réduits.
La flexibilité des horaires et des modalités d’utilisation
Les réunions en ligne permettent aux participants de choisir des horaires qui conviennent à tout le monde, ce qui facilite la coordination entre les personnes issues de fuseaux horaires différents.
La visioconférence peut être utilisée pour des événements très variés : réunions d’équipe, présentations à un ensemble de personnes, formations, ateliers, entretiens d’embauche, etc. Les méthodes d’animation peuvent elles aussi être très variées.
La collaboration en temps réel
La visioconférence facilite la collaboration en temps réel grâce à des fonctionnalités telles que le partage d'écran, les tableaux blancs interactifs et le partage de documents. Il est nécessaire cependant que l’animateur/l’animatrice de réunion maitrise l’outil utilisé pour maximiser l'efficacité de cette solution.
La réduction de l’empreinte carbone
En limitant les déplacements, la visioconférence contribue à réduire l'impact environnemental des activités professionnelles. Il est cependant nécessaire de suivre quelques règles.
À la fédération, cette notion de responsabilité sociétale des organisation (RSO) est très importante.
L’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite
La visioconférence offre une option de communication plus accessible pour les personnes à mobilité réduite, ce qui œuvre à maximiser l’inclusion de personnes en situation de handicap dans les projets de petite ou grande envergure.
Les inconvénients
Problèmes techniques
Les problèmes de connexion internet, les coupures audio ou vidéo et les pannes de matériel peuvent perturber le déroulement des réunions en ligne. Il convient donc de se préparer en amont d’une connexion pour l’ensemble des participants, au moins 10 min avant, comme ce serait le cas pour une réunion présentielle en préparant son matériel.
Il est intéressant d’envisager un protocole de connexion en amont d’une réunion, simple, qui permette de vérifier plusieurs éléments nécessaires au bon déroulement de la visioconférence. Ce protocole pourra être envoyé à toutes les parties prenantes d’une visioconférence quelques jours avant l’événement, afin que chacun puisse en prendre connaissance et l’appliquer le jour J.
Le manque de contact humain
La visioconférence ne peut pas remplacer entièrement les interactions sociales en face à face, ce qui peut entraîner un sentiment d'isolement ou d'éloignement. L’animateur de la visioconférence devra être vigilant.
De plus, l’échange peut paraître moins fluide en visioconférence qu’en physique. C’est pourquoi démarrer par une méthode d’animation qui permette de briser la glace est primordial !
La limitation des interactions non verbales
Certaines nuances de communication peuvent être perdues en visioconférence en raison des limitations des interactions non verbales.
Il conviendra donc d’observer attentivement les participants pour comprendre ce qui pourrait être ressenti, pensé, vécu par les uns et les autres, mais non exprimé verbalement.
Les distractions potentielles
Les participants aux réunions virtuelles peuvent être tentés de se laisser distraire par d'autres tâches sur leur ordinateur ou leur environnement immédiat. Le champ de la caméra étant restreint, les autres participants ne s’en rendront pas forcément compte, mais la participation de cette personne sera amoindrie en raison de ses distractions.
La confidentialité et la sécurité
La visioconférence soulève des inquiétudes en matière de confidentialité des données et de sécurité des informations échangées en ligne. Il convient donc de s’équiper d’un logiciel de visioconférence sécurisé.
La fatigue visuelle et mentale, et la sédentarité
Les longues heures passées devant un écran peuvent entraîner une fatigue visuelle et mentale accrue pour les participants. De plus, la position assise face à son écran pendant une visioconférence, renforce la sédentarité au travail. Il est donc intéressant d’envisager des périodes de mouvement pendant la réunion, impulsées par l’animateur, proposées au moins toutes les heures.
La FSCF vous propose ci-dessus des vidéos pour « Bouger+ pendant vos Visios ».
Pour finir…
Pour maximiser les avantages des visioconférences tout en minimisant leurs inconvénients, il est essentiel :
- De choisir un bon outil de visioconférence,
- De mettre en place des pratiques de communication efficaces
- De mettre en place des méthodes d’animation dynamiques et adaptées
- De rester conscient des besoins et des préférences des participants
En attendant, avec la FSCF, agissez pour votre santé, Bougez 30' par jour !
Tous les documents sont à disposition dans la webothèque.
